ПОЛИТИКА ПО ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ НА ФИЗИЧЕСКИ ЛИЦА – КРАЙНИ ПОТРЕБИТЕЛИ

Информация за Администратора на лични данни
Наименование „ЮВИЯ“ ООД
ЕИК/БУЛСТАТ: 131338339
Седалище и адрес на управление: гр. София район Сердика, бул. „Мария Луиза“, № 131, хотел “Дедеман Принцес“, “Виктория Спа“
Адрес за кореспонденция: гр. София район Сердика, бул. „Мария Луиза“, № 131, хотел “Дедеман Принцес“, “Виктория Спа“
Телефон: +359 895 79 29 38
е-mail: center@victoria-spa.com
Информация за компетентния надзорен орган
Наименование ЕИК/БУЛСТАТ: Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление: 1592 гр. София, бул. Проф. Цветан Лазаров 2
Адрес за кореспонденция: 1592 гр. София, бул. Проф. Цветан Лазаров 2
Телефон: 029153518

„ЮВИЯ“ ООД /Дружеството/ осъществява дейността си в съответствие със Закона за защита на личните данни и Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни.

I Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни
Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46/ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Понятия
„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирането на физическо лице като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни
1. Ръководството на Дружеството се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни Дружеството събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните Регламент (ЕС) 2016/679.
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни
документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични
данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Администраторът отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на Дружеството както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.
5. Тази политика се прилага за всички служители/работници (и заинтересованите страни) на Дружеството, като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът е се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.
6. Партньори и трети лица, които работят с или за Дружеството, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Дружеството, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Дружеството е поело, и което дава право на Дружеството да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679
1. „ЮВИЯ“ ООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
2. Ръководството на Дружеството е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в Дружеството;
3. Отчетност на Администратора включва:

разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

4. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на Дружеството, които обработват лични данни.
5. Политиката за обучение Дружеството определя специфичните изисквания за обучение и осведомяван във връзка с конкретните роли на служителите/работници на Дружеството.

IV. Принципи за защита на данните
Цялостната обработка на лични данни следва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите Дружеството имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно.

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като "основания за обработване", например „съгласие“.
Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за "прозрачност".

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и ако има такъв, на представителя на администратора;
целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
периода, за който ще се съхраняват личните данни;
съществуването на следните права -да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели Данните, получени за конкретни цели, не се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на Дружеството.
3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, включват декларация за добросъвестно обработване одобрени от Администраторът.

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не следва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
Администраторът е отговорен да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
Задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от Дружеството са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
От служителите/работниците (клиентите/други) следва да се изисква, да уведомяват Дружеството за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на Дружеството е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и/или се предприемат действия в тази насока.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32от ОРЗД)
При оценяването на подходящи технически мерки, Администраторът ще разгледа следното:

Защита с парола;
Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
Антивирусен софтуер и защитни стени;
Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;

При оценяването на подходящите организационни мерки Администраторът ще вземе предвид следното:

Нивата на подходящо обучение в Дружеството;
Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
Включването на защитата на данните в трудовите договори;

Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;

Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
При напускане на работното място, цялата работна документация е премахната или прибрана в подходящи за това и с ограничен достъп места - специални шкафове, заключени помещения, унищожаване на вече ненужни документи и т.н.;
Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

V. Права на субектите на данни
1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен");
Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на

ОРЗД е нарушена;

Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. Дружеството осигурява условия, които да гарантират упражняване на тези права от субекта на данни:

Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите. Тази процедура описва начина, по който Дружеството ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
Субектите на данни имат право да подават жалби до Дружеството, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни.

VI.Съгласие
1.Под „съгласие“ Дружеството ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
2. Дружеството разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, не е валидно основание за обработване на лични данни.
3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Съгласието се получава в резултат на активна комуникация между администратора и субекта. Съгласието може да бъде дадено чрез формуляр, който е подписан, което е изрично прието от субекта на данни, преди да се обработва информацията или чрез друг способ.
4. Съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от Дружеството, като се използват стандартни документи за съгласие (одобрени формуляри) -когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал. За вече събраните лични данни, на субектите на данни се предоставя нарочна възможност да подпишат одобрения формуляр за съгласие.
VII. Сигурност на данните
1. Всички служители/работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които Дружеството държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Дружеството не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност.
2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези служители, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или
в заключен шкаф или в картотека; и/или
ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация; и / или
съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на Дружеството. От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи или декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.
4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.
5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
6. Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. При необходимост от обработване „извън офиса“, персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обектите на администратора.

VIII. Разкриване на данни
1. Дружеството трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители/работници трябва да бъдат предпазливи при искане за разкриване на съхранявани лични данни за друго лице на трета страна.
На служителите, боравещи с лични данни следва да се извърши специално обучение, както и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени със съответната документация и всички разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Длъжностното лице за защита на данните.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните
1. Дружеството не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. Дружеството може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
3 Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, както и на критериите, използвани за определяне на този период, включително законовите задължения на Дружеството да съхранява данните.
4. Процедурата за съхраняване и унищожаване на данните ще се прилага от Дружеството във всички случаи.
5. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) –включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

X. Трансфер на данни
1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като "трети страни") са незаконни, освен ако няма подходящо ниво на защита на основните права на субектите на данни.
2. Задължителни фирмени правила
Дружеството може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС, които подлежат на одобрение от съответния надзорен орган /КЗЛД/.
3. Стандартни договорни клаузи
Дружеството може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако Дружеството приеме стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган /КЗЛД/, това ще се приеме като автоматично признаване на адекватността.

XI. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)
1. Дружеството създава процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Дружеството и в работният поток от данни се установяват:

бизнес процесите, които използват лични данни;
източниците на лични данни;
броя на субектите на данни;
описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
дейностите по обработване;
целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
правното основание за обработването;
получателите или категориите получатели на личните данни;
основните системи и места за съхранение;
всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
сроковете за съхранение и заличаване.

2. Дружеството е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. Дружеството оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от Дружеството и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на Дружеството. (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и Методология за оценка на въздействието).

4. Дружеството управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила. Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване Дружеството следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

5. Администраторът, прави периодичен (ежегоден) преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на Дружеството.
Настоящата ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ е приета и утвърдена от управителя на „ЮВИЯ“ ООД на 21.05.2018г. Политиката е съобразена с действащото към момента на утвърждаване законодателство, както и с общоевропейската и национална правна рамка в сферата на защитата на личните данни.

Дата на публикуване: 24.05.2018 г.